Case: Julehjælpen.dk

Optimering af donationssystem

Julehjælpen.dk er en frivillig forening, der arbejder for at hjælpe økonomisk trængte børnefamilier med ressourcer til at få en god jul. Det gør de ved at koble donationer med modtagere, hvilket betyder, at børn for eksempel får tøj, gavekort og legetøj. Julehjælpen.dks hovedopgave er at formidle kontakten mellem donor og ansøger, så leveringen når frem.

I julen 2019 søgte Axla ApS efter velgørende organisationer, der ønskede at være blandt de mulige modtagere af en donation. Donationen bestod af en skræddersyet digital softwareløsning og i januar 2020 faldt valget på Julehjælpen.dk. De havde den udfordring, at deres donationssystem ikke var up to date og at det, blandt andet, ikke tilbød de mange frivillige en overskuelig og effektiv brugergrænseflade.

Systemet var både besværligt og tidskrævende at bruge for de frivillige, der skulle hjælpe med at sikre børnefamilierne en god jul. Yderligere var det ikke intuitivt eller enkelt at anvende for de mange børnefamilier, der ville ansøge om julehjælp. Med det nye softwaresystem blev processen lettere for alle, der på den ene eller anden måde var involverede i dette velgørende formål.

Rekordår på flere parametre

2020 var året, det nye donationssystem blev brugt første gang. Det var et rekordår på flere parametre: 10.000 ansøgninger, 12.000 børn fik en julegave, rekord på fysiske donationer og gavekort for mere end 500.000 kr. Om 2020 fortæller de, at de yderligere:

  • har kunnet skære ned på antallet af frivillige, der behandler ansøgninger og donationer med ca. 30%.
  • har fået stor ros for brugeroplevelsen af systemet – især fra ansøgerne.
  • har sparet enormt meget tid på oprettelse af donationer i systemet.
  • har lært det nye system at kende på rekordtid og er blevet helt fortrolige med det på grund af dets brugervenlighed.

De er optimistiske og håber på at slå rekorder igen allerede i 2021. De fortsætter med at bruge donationssystemet Julle, som løsning og det er vi glade for, for det betyder, at vi fortsat kan være med til at sikre, at flere og flere børn får en god jul, som de fortjener.

Fra ønske til realitet

Vi udvalgte tre kandidater til en afsluttende udvælgelsesrunde. Dem mødtes vi med til en snak om vision, krav og ønsker for netop deres løsning. Julehjælpen.dk gjorde sig særligt bemærket med en yderst detaljeret projektbeskrivelse og en spændende case, der ville komme flere tusinde børn til gode, samt gøre arbejdet for mange frivillige betydeligt nemmere.

“Vi stod overfor en kæmpe udfordring med det gamle system, som ikke var kompatibel med vores aktuelle behov og vi var nødt til at finde en ny løsning. Da jeg så Axlas opslag på LinkedIn, skrev jeg til René med det forbehold, at de nok ikke ville vælge os. Vi havde nemlig et ret stort projekt i ærmet, som vi gerne ville have fulgt til dørs. Derfor er det bare rigtig dejligt, at de har valgt os som modtager af donationen. Det er jo en kæmpe stor donation – og faktisk er det en af største, vi har modtaget. Den gør, at vi kunne hjælpe op mod 2000 familier til at få en god jul.”, fortæller Henrik Hahn-Nissen, der er formand for Julehjælpen.dk.

Muligheden for at få realiseret drømmen om et nyt donationssystem blev til virkelighed en kold januardag, da vi ringede til næstformanden for Julehjælpen.dk, Susan Arendtsen. Her meddelte vi hende nyheden om, at de var valgt som modtager af vores donation af et softwaresystem.

Derfra gik det stærkt. Allerede efter fire arbejdsdage modtog Julehjælpen.dk den første demoversion af softwaresystemet. Med udgangspunkt i deres klare vision og den indledende dialog var grundlaget nemlig lagt for en effektiv og udbytterig proces.

Det nye softwaresystem blev udviklet løbende og de nye funktioner blev testet af Julehjælpen.dk ugentligt i en åben dialog med projektlederen. På den måde justerede vi løsningen løbende og verificerede sideløbende, at systemet løste de eksakte behov, som julehjælpen.dk ønskede at tilbyde deres ansøgere, donorer og frivillige.

En ny måde at bruge en e-commerce-løsning på

Det blev tydeligt allerede under det indledende møde, at det behov og ønske, Julehjælpen.dk havde, hurtigt og effektivt kunne opfyldes ved at basere donationssystemet på e-commerce-platformen, nopCommerce.

NopCommerce kan bruges som skabelon til at skabe online handelsløsninger. Den benyttes normalt til webshops, men er så fleksibel og feature-rig, at den ganske simpelt kan anvendes som basis for udviklingen af andre typer løsninger, eksempelvis et donationssystem.

Udover at løse basale krav, imødekom løsningen også GDPR-lovgivningen, hvor persondata behandles og opbevares på forsvarlig vis. I det nye system til Julehjælpen.dk anvendes NemID-integration, samt adresseopslag mod et offentligt register for at mindske bedrageri. Det var væsentligt for Julehjælpen.dk, da de tidligere år havde haft udfordringer med, at flere personer, uberettiget, har forsøgt at søge hjælp. Dette gjorde, at organisationen skulle bruge mange ressourcer på at følge op på, om modtageren var i rette kategori. Med den nye løsning og med nye regler kan Julehjælpen.dk hurtigt sikre et overblik over modtagerens situation og godkende ansøgningen hurtigere end tidligere.

En verden af muligheder med e-commerce

E-commerce-platformen, nopCommerce er et superstærkt framework, når det handler om at udvikle digitale softwareløsninger til og for virksomheder, der beskæftiger sig med handel indenfor B2B og B2C. Der findes nærmest uendelige muligheder for at skabe en unik løsning med nopCommerce, som værktøj. Platformen er baseret på de nyeste Microsoft-teknologier, og med kildekoden i hånden, som følge af, at platformen er open-source, er der nærmest frit spil til at bygge og kreere nye softwareløsninger. Desuden er der ingen begrænsninger, som der ellers findes i tilsvarende platform-løsninger. Derfor giver det mulighed for at udvikle og skabe unikke systemer og løsninger helt efter kundens ønsker og krav.

Klædt på til at anvende systemet

Inden den officielle åbning af donations- og ansøgningssystemet i efteråret 2020, var det essentielt, at de frivillige var klædt på til at anvende systemet. Samtidig var det vigtigt, at brugervenligheden var i top og efter den standard, som Julehjælpen.dk ønskede. Derfor afholdte Axla en workshop, hvor de frivillige gennemgik systemet og de forskellige brugerflows. Her påtog de sig forskellige roller for at opleve den brugerrejse, som henholdsvis donor, ansøger og frivillig kom igennem.

En af styrkerne ved nopCommerce er, at der er mulighed for at oprette og påtage sig forskellige brugertyper og -adgange. Den ene type er ikke forudsat af den anden og derfor kan de enkelte brugertyper og -adgange udvikles og tilpasses løbende, efter behov og ønsker. Det var en fordel for Julehjælpen.dk, hvor brugerne skulle have adgang og funktioner af forskellig karaktér.

Har du lyst til at følge med hos Julehjælpen.dk, kan du holde dig opdateret via deres facebookside på https://www.facebook.com/Julehjaelpen/. Er du nysgerrig på e-commerce-platformen NopCommerce og donationsløsninger, er du velkommen til at kontakte os.

Call Now ButtonRing til os