Case: Erhvervsaffaldsservice

Nummerpladescanning for korrekt fakturering af erhvervsaffald.

Det kan være svært at gennemskue, om et besøg på en genbrugsplads er erhverv eller privat. Det er en udfordring for kommuner og forsyningsselskaber, da alle former for erhverv skal betale et gebyr for at komme af med deres affald. For at sikre, at de, der skal betale, får en faktura, kan der med stor fordel anvendes et registreringssystem. Vi har set mange forskellige måder at gøre det på; nogle mere effektive end andre. Derfor har vi lavet løsningen Erhvervsaffaldsservice nummerpladescanning.

EAS NPS

Med en nummerpladescanner, bliver alle nummerplader, der kører ind på pladsen, scannet og aflæst. Herefter hentes oplysninger automatisk om bilen og bilens bruger, direkte fra Skats Motorregister for at afgøre, om besøget er privat eller erhverv.

Alle indkørsler, der er af erhvervsmæssig karaktér, håndteres efterfølgende, inden de sendes til fakturering. Det gøres for at mindske henvendelser og kreditnotaer – og i sidste ende utilfredse kunder.

Indkørslerne håndteres ud fra forskellige præmisser, som eksempelvis:

En undtagelsesliste, hvis der er nogle, der ikke skal opkræves.
En tilknytningsliste, som tilknytter nummerplade til CVR og P-nummer.
Registrering af EAN-numre, pr. nummerplade, så fakturering via EAN/nemhandel kan ske til forskellige EAN-numre for eksempelvis kommunens biler.
OBS-liste – hvis der er specifikke nummerplader, der er noteret og der evt. skal sendes besked via SMS, når bilen kører ind.

I administrationsdelen klargøres opkrævningsgrundlaget ud fra ovenstående så det, der sendes til fakturering, er valideret og tilknyttet nummerpladen. EAS NPS er således en administrationsløsning for erhvervsnummerplader, der benytter genbrugsstationen og skal faktureres pr. besøg.

Alt omhandlende integrationer, webservices, snitflader til flere forskellige leverandører på markedet, kameraer og faktureringssystemer eller økonomisystemer, sørger vi for. Og alt data logges, registreres og behandles efter gældende lovgivning og GDPR regler.

En lettet fakturerings- og administrationsproces i Svendborg Kommune.

Vand og affald i Svendborg Kommune har brugt EAS NPS i mere end 3 år. Efter løsningen er taget i brug, er det blevet muligt at fakturere korrekt og til de erhvervskunder, der benytter sig af genbrugspladserne. Anette Bechmann, der er regnskabsmedarbejder, fortæller, at: “Før var det alle erhverv i kommunen, der blev opkrævet et administrationsgebyr for affald, men nu kan vi specificere, så dem, der faktisk benytter sig af pladserne, får en faktura“. Hun fortæller også, at løsningen er nem at anvende, har lettet fakturerings- og administrationsprocessen og generelt fungerer godt. En særlig fordel, hun nævner, er, at: “kolleger selv kan slette et registeringsnummer, hvis der ikke skal sendes en opkrævning“. Det gør arbejdsgangen lettere og processen mere smidig.

Flere bliver registreret og skal faktureres hos Kerteminde Forsyning.

Hos Kerteminde Forsyning har løsningen været med til at sikre, at erhvervsdrivende faktisk betaler for deres affald. Bo Hvidkær, der er driftschef i Genbrug og Affald, fortæller: “Før havde vi et affaldsklippekort og en automat på pladsen, hvor man satte et kort i og så blev faktureret den vej igennem. Alternativt kunne man lave en manuel registrering. Udfordringen var, at der var meget manuelt arbejde og ikke ret mange, der brugte ordningen eller registrerede sig“.

I dag bliver nummerpladen scannet på det tidspunkt, en bil kører ind på pladsen og derfor er den primære fordel, at alle bliver registreret og dem, der er på pladsen i erhvervsøjemed, bliver faktureret. Der er kommet mere administrativt arbejde, end manuelt arbejde, hvilket Bo ser som positivt: “Flere bliver registreret og skal faktureres. Der er flere transaktioner, der skal håndteres og det er jo positivt“.

Det er et system, der kan det, det skal og som fungerer. Det indeholder ikke en masse unødvendige features og er aldrig nede i tide og utide, hvilket er vigtigt, når processen er automatiseret.

Bo Hvidkær, driftschef i Genbrug og Affald, Kerteminde Forsyning

Er du interesseret i løsningen, kan du kontakte Jan Seerup på:
Tlf: +45 71 96 14 02
Mail: jan@axla.dk